Fatturazione elettronica e archiviazione digitale
La suite GadMEL integra tutte le fasi della fatturazione elettronica, dalla creazione dei documenti del ciclo attivo alla ricezione delle fatture del ciclo passivo, consentendone il controllo per la registrazione in contabilità e la loro archiviazione e conservazione sostitutiva, con notevoli vantaggi in termini di riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi.
Come noto è da svariati anni che sussiste l’obbligo della emissione della fattura elettronica verso la “Pubblica Amministrazione” e dal 1 gennaio 2019 le fatture del ciclo attivo vengono emesse, oltre che nel formato cartaceo come copia di cortesia, anche nel formato XML conformemente al nuovo standard per la trasmissione dei file allo SDI.
Il nostro servizio di trasmissione e conservazione si avvale di soggetti terzi, certificati dall’Agenzia delle Entrate, denominati “Intermediari”, che fanno da interfaccia tra le Aziende e l’Amministrazione Finanziaria. Gli “Intermediari” sono delegati dalle Aziende a gestire i flussi da e per il Sistema di Interscambio, gestiscono la comunicazione degli “esiti” della trasmissione ottemperando, inoltre, all’obbligo della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
La nostra dashboard è già integrata con i seguenti “Intermediari” la cui scelta si ottiene con una semplice parametrizzazione dell’applicazione:
- METEL
- CM TRADING
- CREDEM-TEL
- TRUST TECHNOLOGIES
Il processo relativo al “ciclo attivo” prevede:
- La generazione degli XML relativi alle fatture emesse dal “client” di “Generazione dei documenti PA/PR” mettendoli a disposizione della dashboard per essere trasmessi
- La selezione dei documenti da inviare all’intermediario (singola o massiva)
- La ricezione dello “stato elaborazione” derivante dalla verifica della trasmissione
- Il controllo dei documenti di cui bisogna generare l’XML e/o di quelli in errore di generazione
- La verifica dei documenti trasmessi che, al termine del processo, saranno inviati in conservazione sostitutiva dall’intermediario nei termini concordati e, in ogni caso, nei termini previsti dalla normativa
In ogni lista, sia del “ciclo attivo” che di quello “passivo”, è prevista la possibilità di applicare una serie di filtri per i documenti che si vuole esporre (per data, per cliente, per sezionale IVA etc.).
Sui documenti visualizzati sono disponibili le visualizzazioni dello “storico dei messaggi” e del documento in formato “tabellare” o “ministeriale”.
Il processo relativo al “ciclo passivo” prevede:
- L’importazione on-demand dei documenti in forma automatica o manuale nel caso di ricezione attraverso canali non standard
- L’invio al controllo fatture per la registrazione contabile
- La ricezione automatica dal gestionale GADMEL della data e del numero di protocollo oltre che del registro IVA attribuito
- Le funzioni di verifica e/o importazione massiva da file scaricati direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate
- L’invio in conservazione sostitutiva, comunicando per ogni fattura la data, il numero di protocollo e il registro IVA dove la fattura è stata annotata nel caso l’Intermediario lo richieda per le sue procedure di conservazione sostitutiva, anche se la normativa non ne prevede l’obbligatorietà. La stessa avverrà con le stesse modalità indicate per il “ciclo attivo”.
