Investi in innovazione con GadTRACE e firma digitale!
Liberati della carta e digitalizza la gestione del DDT nel modo più semplice, rapido e sicuro
Negli ultimi due decenni la digitalizzazione della documentazione cartacea è diventata un’urgenza sempre più impellente nell’amministrazione di tutti quei processi della supply chain che costituiscono la gestione d’impresa, in quanto si è compreso che essa costituisce uno dei fattori chiave per guadagnare in efficienza, innovatività e competitività e per stimolare la crescita e la ripresa economica del tessuto imprenditoriale del nostro Paese.
Ne sono dimostrazione i recenti interventi di incentivazione per le PMI concessi dallo Stato qualora queste dimostrino di investire in innovazione, tecnologie all’avanguardia, digitalizzazione, automazione: in una parola in Industry 4.0.
La digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, sostituendo o affiancandosi a prassi e procedure interne ancora basate su “carta e penna”, apportano una serie di benefici e vantaggi che vanno ben oltre quello scontato e più evidente del risparmio sulla carta.
Le ricerche condotte dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano rivelano che, anche laddove la firma autografa è espressamente richiesta dalle norme vigenti, il Legislatore consente e, anzi, spesso incoraggia il ricorso a molteplici soluzioni digitali.
Emblematico al riguardo è il caso dei Documenti di Trasporto (DDT), sulla cui copia fornitore si rende necessario, nel corso dei momenti di trasporto e di consegna, apporre una firma o una sigla autografa come attestazione dell’avvenuta presa in carico della merce e viceversa dell’avvenuta consegna.
GadTRACE è la nostra soluzione desktop e mobile per gestire il DDT elettronico in maniera completamente digitale.
GadTRACE consente, infatti, di dematerializzare i documenti di vendita, al fine di effettuare l’archiviazione elettronica degli stessi e, a conclusione del processo, eliminare il supporto cartaceo. In questo modo è possibile non soltanto risparmiare carta ma ridurre drasticamente i costi per ricercare, raccogliere, smistare, ordinare in sequenza cronologica e numerica e archiviare i documenti nonché ottimizzare gli spazi.
Inoltre, GadTRACE consente l’utilizzo della firma digitale nei processi di vendita caratterizzati dal ritiro o dalla consegna delle merci.
La firma digitale è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta ed è pertanto altrettanto affidabile e sicura. Essa garantisce l’autenticità dell’identità del suo sottoscrittore e l’integrità del documento, attribuendogli piena validità legale e prevenendone qualunque tentativo di modifica o di ripudio in seguito alla sottoscrizione.
Utilizzare GadTRACE è estremamente semplice e intuitivo: una volta emessi i documenti di accompagnamento della merce, si creano i borderò di viaggio, al cui interno vengono inseriti i documenti selezionati per la consegna attraverso un lettore di codici a barre. Al termine di questa operazione, è possibile indicare al sistema l’autista e l’automezzo scelto per il giro di consegne.
Quindi, i DDT in formato elettronico sono automaticamente salvati sul tablet e il trasportatore, dopo aver effettuato il login, troverà i DDT caricati, il borderò di viaggio, una mappa interattiva e l’elenco delle consegne da effettuare. Selezionando un DDT sarà possibile visualizzare il PDF, le note, l’indirizzo di consegna, il numero colli, se bisogna contattare il cliente telefonicamente, via SMS o via e-mail, oppure se si deve effettuare la consegna a un indirizzo alternativo. Nel frattempo, dalla regia di viaggio è possibile controllare in tempo reale tutti i viaggi in corso e tutti gli automezzi (orari di partenza, posizione dei mezzi, elenco consegne, consegne effettuate), verificando ed eventualmente ottimizzando i tempi di consegna.
Al momento del ritiro della merce, il cliente appone la firma direttamente sul documento elettronico, che viene salvato da GadTRACE e la firma digitale sarà contemporaneamente disponibile su GadMEL. Quindi, il DDT completo di firma digitale viene salvato elettronicamente per la conservazione sostitutiva a norma. La firma è salvata automaticamente e associata al DDT anche in assenza di connessione a Internet: l’applicazione esegue il trasferimento del DDT firmato non appena la connessione è ripristinata.
Non rimandare oltre: innovazione e futuro sono a portata di mano, grazie a GadTRACE e alla firma digitale!
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